Mặc dù đều là phương thức điện tử với chức năng lập – xuất hóa đơn, tập hợp và quản lý dữ liệu về bán hàng hóa, dịch vụ nhưng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực có nhiều điểm khác biệt doanh nghiệp cần nắm rõ để lựa chọn triển khai chính xác.
Một trong những nội dung đáng chú ý nhất của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ban hành tháng 09/2018 là tất cả các doanh nghiệp phải hoàn tất chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020. Chính vì vậy, việc tìm hiểu thông tin cũng như tiến hành chuyển đổi sang các hình thức hóa đơn điện tử ngay từ thời điểm hiện tại là rất cần thiết.
>> Hóa Đơn Điện Tử Thật Và Giả – Ác Mộng Của Doanh Nghiệp
Theo quy định của cơ quan thuế, ở thời điểm hiện tại có hai loại hóa đơn điện tử đang được lưu hành đồng thời là hóa đơn điện tử có mã xác thực (theo Quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC) và hóa đơn điện tử (theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC).
1. Hóa đơn điện tử (HĐĐT)
HĐĐT bản chất thực tế giống hệt như hóa đơn giấy. Doanh nghiệp sẽ thực hiện tất cả các công đoạn như hủy, xóa bỏ, thu hồi hóa đơn điện tử giống như hóa đơn giấy nhưng sẽ thực hiện trên phần mềm và sẽ phải tự chịu trách nhiệm bảo quản dữ liệu. Khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải xuất trình những dữ liệu đó.
2. Hóa đơn điện tử có mã xác thực (HĐĐTXT)
HĐĐTXT là loại hóa đơn có mã xác thực và số xác thực được cung cấp thông qua hệ thống cơ quan thuế. Đối với hình thức hóa đơn này, doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho doanh nghiệp. Đồng thời, cơ quan thuế và khách hàng đều có thể kiểm tra trực tiếp hóa đơn trên hệ thống cấp mã xác thực đó hoặc thông qua website tra cứu.
3. Làm thế nào để sử dụng hóa đơn điện tử/ hóa đơn điện tử có mã xác thực?
Với những đặc điểm và ưu nhược/điểm của từng hình thức hóa đơn ở trên, doanh nghiệp cần cân nhắc hình thức nào là tốt nhất, sau đó tiến hành đầu tư và chuẩn bị về cơ sở hạ tầng, phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cũng cần đăng ký với chi cục Thuế và chuẩn bị các biểu mẫu kèm theo như khởi tạo hóa đơn điện tử, đăng ký chứng thư số, ký số hóa đơn điện tử mẫu, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và các thủ tục cần thiết khác.
Về lí thuyết, mọi doanh nghiệp đều có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử. Tuy nhiên trên thực tế, hầu hết các công ty đều lựa chọn hình thức sử dụng phần mềm cung cấp bởi tổ chức trung gian được cấp phép để tiết kiệm thời gian, chi phí phát triển cũng như đảm bảo chất lượng phần mềm.
>> Hướng dẫn chèn con dấu vào chữ ký số trên file pdf dễ dàng
>> Hướng dẫn cài đặt iTaxViewer 1.8.5 mới nhất 2023
Lời kết
Như vậy, việc tích hợp hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán sẽ đem đến nhiều hiệu quả cho người dùng, từ hiệu suất làm việc đến việc dễ dàng theo dõi quá trình và kết quả làm việc. Hơn nữa, thời gian sử dụng được lâu dài cho cả quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Để được tư vấn và được miễn phí khởi tạo hóa đơn điện tử Auto Invoice, quý độc giả vui lòng liên hệ đến phòng tư vấn dịch vụ của Auto Invoice qua:
Tư vấn dịch vụ: 028.7300.1069
Hỗ trợ kỹ thuật: 028.7300.1069
Email: lienhe@autoinvoice.vn
Đội ngũ Auto Invoice trân trọng!
