AUTOINVOICE – AUTO XỊN
Thay vì phải ngồi gõ từ chữ tương ứng với con số (số tiền), bạn chỉ cần thực hiện theo chia sẻ mà AutoInvoice hướng dẫn dưới đây là có thể chuyển số thành chữ tự động nhanh và chính xác.
1. Quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Để đảm bảo tiêu thức tiền trên hóa đơn được viết chính xác, các kế toán DN phải tuân theo Thông tư 26/2015/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính.
Cụ thể, trong Thông tư này, Bộ Tài chính đã sửa đổi Điểm k, Khoản 1, Điều 4 trong Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trong đó có đề cập tới tiêu thức chữ số trên hóa đơn.
Theo đó, chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0-9 và người viết hóa đơn được lựa chọn 1 trong 2 cách khi viết tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn bán hàng, dịch vụ như sau:
- Cách thứ nhất: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm (.). Đối với chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì phải đặt dấu phẩy (,)
- Cách thứ hai: Người viết hóa đơn dùng dấu phân cách các số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ; đồng thời sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên các chứng từ kế toán.
Cùng với đó, dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi rõ ràng bằng chữ. Nếu trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thù các chữ trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
2. Những điều cần lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Ngoài việc phải nắm được các quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn, các kế toán DN cũng cần phải nắm được các lưu ý cần biết khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn đối với một số trường hợp đặc biệt.
| Trường hợp 1: Chữ số tận cùng là số 1 | Trường hợp này, kế toán DN có thể viết theo 02 cách: | Cách 1: Viết là “một” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1 Cách 2: Viết là “mốt” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2 |
| Trường hợp 2: Chữ số tận cùng là số 4 | Trường hợp này, kế toán DN có 2 cách viết: | Cách 1: Viết là “bốn” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1 Cách 2: Viết là “tư” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2 |
| Trường hợp 3: Chữ số tận cùng là số 5 | Trường hợp này, kế toán DN cũng sẽ có 2 cách viết: | Cách 1: Viết là “lăm” nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 9 Cách 2: Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục bằng 0 hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau”. |
Thực tế, hiện nay rất nhiều kế toán có thói quen khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc “chẵn” nhằm biểu đạt số tiền tròn. Việc này không cần thiết song nếu viết thì cũng không hoàn toàn không sai, hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ.
>> Xem ngay: Auto Invoice hỗ trợ xuất hóa đơn giảm 20% mức tỷ lệ % thuế GTGT từ 1/7/2023 với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh
3. Hạn chế viết sai số tiền bằng chữ với hóa đơn điện tử AUTOINVOICE – AUTO XỊN
Số tiền là tiêu chí quan trọng, đòi hỏi kế toán phải viết chính xác trên hóa đơn để tránh sai sót. Đặc biệt là khi lẫn lộn các chữ “l” và “n” do vùng miền. Để khắc phục hiệu quả lỗi này, kế toán cần đọc số đúng từ trái sang phải và theo từng lớp, mỗi lớp gồm 03 chữ số.
Để viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn chính xác, kế toán cần đọc số đúng từ trái sang phải, theo từng lớp. Tuân thủ thứ tự liệt kê hàng từ lớn đến bé, định giá trước khi viết vào hàng. Viết số theo từng lớp từ trái qua phải và theo thứ tự từ cao xuống thấp. Đảm bảo tổng số tiền tính chính xác tuyệt đối.
Hơn hết, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử, là một giải pháp hóa đơn thông minh của thời đại 4.0. Với tính năng giúp đổi số tiền thành chữ tự động trên phần mềm, kế toán chúng ta sẽ không còn lo viết sai số tiền nữa. Quá tuyệt luôn đúng không cả nhà!
Lời kết
Là một giải pháp hóa đơn thông minh của thời đại 4.0, HĐĐT AutoInvoice không chỉ giúp tối ưu chi phí mà vẫn nâng cao hiệu quả công tác hóa đơn, trong quá trình lập, hệ thống hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ kế toán tự động tính tổng số tiền trên hóa đơn, đảm bảo chính xác tuyệt đối. Nhờ đó, kế toán sẽ hạn chế tối đa được nguy cơ viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn.
AutoInvoice trân trọng.
