Khái niệm hóa đơn đỏ không quá xa lạ với những ai từng đi nhà hàng, khách sạn hay mua hàng, tuy nhiên bản chất của loại hóa đơn này có gì đặc biệt thì chắc hẳn nhiều người vẫn chưa rõ. Bạn đang làm việc trong ngành Nhà hàng – Khách sạn (NHKS) và chưa biết hóa đơn đỏ là gì? Cùng Auto-Invoice tìm hiểu ngay nhé.
Trong kinh doanh NHKS, chắc chắn không ít lần nhân sự được khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn đỏ và hóa đơn giá trị gia tăng. Vậy hóa đơn đỏ là gì và tại sao phải xuất hóa đơn đỏ? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp và thực hiện đúng quy định Pháp luật và doanh nghiệp.
Hóa đơn đỏ là gì?
Hóa đơn đỏ là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đây là hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp đăng ký mẫu ở cơ quan thuế và in ra. Hóa đơn đỏ do bên cung ứng dịch vụ/ sản phẩm xuất, là căn cứ để xác định thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước gọi là hóa đơn đỏ.
Như vậy, số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn đỏ khi mua hàng được gọi là thuế giá trị gia tăng đầu vào. Còn số tiền thuế ghi trên các loại hóa đơn xanh (hoặc tím) khi mua hàng thì gọi là thuế GTGT đầu ra.
Nếu thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp lớn hơn đầu thuế GTGT đầu ra thì nhà nước sẽ khấu trừ và hoàn lại mức chênh lệnh. Ngược lại, doanh nghiệp cần nộp phần chênh lệnh nếu thuế GTGT đầu ra lớn hơn mức đầu vào.
Phân biệt hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng
| Hóa đơn đỏ | Hóa đơn bán hàng |
| Có giá trị về mặt pháp lý | Mang tính nội bộ doanh nghiệp |
| Tách riêng giá trị tăng thêm và giá trị hàng hóa | Gộp các loại giá trị hàng hóa làm một |
| Do Bộ tài chính phát hành | Do bên bán phát hành, mang tính thương mại |
| Được khấu trừ thuế GTGT | Không được khấu trừ thuế GTGT |
Xuất hóa đơn đỏ để làm gì?
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thực hiện mua hóa đơn đỏ để cân đối các khoản thuế GTGT, hạn chế tối đa số tiền thuế GTGT phải nộp cho các cơ quan nhà nước. Hóa đơn đỏ cũng có thể là chứng từ ghi nhận chi phí tính thuế. Hóa đơn đỏ phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực: Vận tải, thương mại, NHKS… Theo quy định của Pháp luật, việc mua bán hóa đơn đỏ khống là hành vi vi phạm pháp luật, do đó doanh nghiệp cần thận trọng trong quy trình xuất hóa đơn đỏ.
Quy định xuất hóa đơn đỏ
Để tránh các sai sót trong các khoản thu chi thuế, doanh nghiệp khi bán hàng cần lập hóa đơn đỏ theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ theo đúng các thông tin chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn. Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT, việc sử dụng hóa đơn đỏ là bắt buộc, kể cả khi bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
Chứng từ cần thiết đối với một hóa đơn đỏ mua vào hay bán ra
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (có nêu cụ thể các loại sản phẩm, dịch vụ mua vào hoặc bán ra).
- Phiếu thu, chi có ghi rõ số tiền giao dịch với khách hàng.
- Phiếu xuất/ nhập kho đối với hàng hóa mua vào/ bán ra.
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
Những quy định xử phạt sai phạm liên quan đến hóa đơn đỏ
Trường hợp 1: Mất hóa đơn bán hàng mua
- Mất hoá đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị Phạt hoặc nếu không sẽ phạt tối thiểu là 6 triệu;
- Mất hoá đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu tới 8 triệu đồng
Trường hợp 2: Mất hóa đơn GTGT đặt in, chưa thông báo phát hành
Nếu làm mất hóa đơn đỏ GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành thì cũng sẽ căn cứ vào thời hạn báo cáo sự việc với Cơ quan thuế để xử phạt, cụ thể:
- Mất hoá đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu tới 18 triệu đồng;
- Mất hoá đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị Phạt hoặc nếu không sẽ phạt tối thiểu là 6 triệu;
Trường hợp 3: Mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành
Không bị phạt trong các trường hợp:
- Hóa đơn đỏ bị mất, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất ngờ, trường hợp bất khả kháng.
- Làm mất liên 2 (liên giao cho khách mua) khi chưa hết hạn lưu trữ nhưng tìm lại được hóa đơn trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
Phạt cảnh cáo trong các trường hợp:
- Chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có 2 tình tiết giảm nhẹ.
- Người bán làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn sai và xóa bỏ).
- Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ
Phạt tiền trong các trường hợp:
- Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành (liên 2 giao cho khách hàng) nhưng khách chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ; hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa thì bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu.
- Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất
- Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành (liên nội bộ 1-3) trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5-10 triệu theo luật kế toán.
Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
Trường hợp 4: Mất hóa đơn đầu vào
Các trường hợp không bị xử phạt:
- Bị mất, hỏng, cháy do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất ngờ, bất khả kháng.
- Tìm lại được hóa đơn mất trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
Phạt cảnh cáo các trường hợp sau:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đỏ (liên 2 giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách: Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu.
- Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên giao cho người mua, có lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
Mọi giấy tờ liên quan đến hóa đơn đỏ cần ghi rõ họ tên, đóng dấu theo quy định Pháp luật để tránh trường hợp vi phạm. Hy vọng với những thông tin vừa rồi, các doanh nghiệp đã hiểu hóa đơn đỏ là gì cũng như một số lưu ý trong quá trình xuất hóa đơn đỏ.
