Hoá đơn điện tử không chỉ giúp các cơ quan chức năng dễ dàng hơn trong việc quản lý mà con giúp các doanh nghiệp gia tăng lợi ích khi sử dụng. Bài viết dưới đây Auto Invoice sẽ chỉ rõ 7 lý do khiến doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử ngày càng nhiều.
1. Tiết kiệm đến 90% chi phí so với hóa đơn giấy
Sau khoảng hơn 10 triển khai sử dụng rộng rãi hóa đơn điện tử, phương thức hóa đơn mới này đã giúp thay đổi hoàn toàn các thức phát hành, quản lý và báo cáo hóa đơn của rất nhiều doanh nghiệp Việt. Đồng thời, đây cũng được ví như chiếc chìa khóa vàng giúp mở ra nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp:
– Rút ngắn hơn 70% các bước quy trình phát hành hóa đơn điện tử.
– Giảm thiểu đến 90% các tranh chấp liên quan hóa đơn.
– Rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn.
– Tiết kiệm hơn 80% chi phí cho mỗi hóa đơn và hơn 3.000 tỷ đồng cho tổng chi phí hóa đơn hàng năm của các doanh nghiệp.
Nhìn chung, ngoài khả năng tiết kiệm thời gian, công sức thì việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu được rất nhiều chi phí liên quan đến hóa đơn, và tiết kiệm lên đến 90% chi phí so với khi sử dụng hóa đơn giấy. Do đó, các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng nhiều.
>>> Tham khảo thêm tại đây: Hóa đơn online là gì? Lợi ích khi sử dụng hóa đơn online
2. Giảm thiểu rủi ro trong việc lưu trữ hóa đơn
Thất lạc, mất, cháy, hỏng,… hóa đơn là những rủi ro mà mọi doanh nghiệp có nguy cơ sẽ phải đối mặt khi sử dụng hóa đơn giấy. Còn với hóa đơn điện tử lại khác, người dùng và các doanh nghiệp có thể hoàn toàn an tâm rằng những rủi ro này sẽ không xảy ra bởi bởi toàn bộ hóa đơn đã được lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử, thời hạn lưu trữ lên đến 10 năm, khi muốn hủy hay xóa thì cũng phải có sự đồng ý của các bên theo quy định.
3. Tiết kiệm tối đa chi phí lưu trữ hoá đơn
Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín đều cho phép người dùng có thể thoải mái lưu trữ hóa đơn điện tử tới 10 năm, thậm chí là vĩnh viễn tùy vào thỏa thuận của doanh nghiệp với nhà cung cấp.
Chẳng hạn như với phần mềm hóa đơn điện tử Auto-invoice thì dù lựa chọn bất kỳ gói hóa đơn nào doanh nghiệp cũng sẽ được hưởng dịch vụ lưu trữ hóa đơn đến 10 năm chứ không cần phải phát sinh thêm chi phí lưu trữ. Do đó giải pháp hóa đơn điện tử luôn được xem là lựa chọn tối ưu chi phí với mọi doanh nghiệp.
4. Cắt giảm quy trình in ấn hóa đơn, tiết kiệm thời gian lập xuất hóa đơn
Trước đây, khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ phải trải qua rất nhiều bước để có thể lập – xuất hóa đơn: xin phép đặt in hóa đơn, tìm nhà in đạt chuẩn, làm hồ sơ đặt in,… Các hóa đơn muốn xuất cũng phải viết tay hoặc in bằng máy in rất mất thời gian và công sức.
Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ không cần tới quy trình in ấn hóa đơn giấy rườm rà, tốn kém thời gian và công sức, thay vào đó toàn bộ nghiệp vụ lập, xuất và in hóa đơn (khi cần) sẽ được thực hiện trực tiếp trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng. Và đây cũng chính là lý do thứ tư khiến các doanh nghiệp chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử ngày càng nhiều.
5. Đơn giản hóa việc gửi hóa đơn tới khách hàng
Lý do thứ năm khiến các doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng nhiều đó chính là bởi phương thức này sẽ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng gửi hóa đơn lại cho khách hàng một cách đơn giản, nhanh chóng, chỉ với vài thao tác rất đơn giản.
Thay vì phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện, thuê người đi phát hóa đơn như khi dùng hóa đơn giấy, các doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn qua email tới khách hàng hoặc đưa lên hệ thống website để khách hàng dễ dàng đăng nhập và kiểm tra trực tuyến.
6. Dễ dàng điều chỉnh, xử lý, hủy hóa đơn sai sót
Khi hóa đơn điện tử xảy ra các sai sót thông tin, hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ tính năng cảnh báo người dùng ngay từ lúc tiến hành lập nhằm giảm thiểu tối đa các sai sót có thể xảy ra.
Ngoài ra, với những hóa đơn điện tử gặp sai sót sau khi đã xuất, cách xử lý với từng mức độ sai phạm cũng đơn giản, dễ dàng hơn chứ không cần tới nhiều thủ tục rườm rà như với hóa đơn giấy.
7. Tiết kiệm thời gian, công sức trong việc quản lý và tìm kiếm hóa đơn
Việc tìm kiếm hóa đơn điện tử cũng trở nên dễ dàng chỉ với một vài cú click chuột chứ không đòi hỏi người dùng phải tự tìm kiếm trong một tệp hay một kho tài liệu như khi sử dụng hóa đơn giấy. Theo đó, thời gian tìm kiếm hay quản lý hóa đơn cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Tổng kết
Tóm lại, cũng bởi những tính năng năng ưu việt được nêu trên giúp hóa đơn điện tử đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Cùng với quy định thời hạn chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 thì việc áp dụng phương thức hóa đơn số này được coi như điều kiện bắt buộc nhằm đảm bảo tính pháp lý khi lập xuất hóa đơn cho mọi doanh nghiệp.
Nếu còn thắc mắc nào liên quan đến Hóa đơn điện tử, quý khách vui lòng liên hệ đến phòng tư vấn dịch vụ của Auto-Invoice qua:
Tư vấn dịch vụ: 028.7300.1069
Hỗ trợ kỹ thuật: 028.7300.1069
Email: lienhe@autoinvoice.vn
Liên hệ ngay Auto Invoice để được tư vấn và hỗ trợ tất cả các dịch vụ liên quan tới Hóa đơn điện tử.
Đội ngũ Auto-Invoice trân trọng!
