Phần mềm hóa đơn điện tử là phần phần chuyên dụng được sử dụng để phục vụ cho việc in, xuất, quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử. Với việc sử dụng phần mềm in hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, doanh nghiệp bạn có thể dễ dàng lập, quản lý và thực hiện các giao dịch hóa đơn trên hệ thống điện tử một cách nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng.

Hiện nay, phần mềm in hóa đơn điện tử được xem là giải pháp hóa đơn hàng đầu cho các doanh nghiệp, nhất là các đơn vị thường xuyên phát sinh giao dịch hóa đơn. Vậy có những phần mềm hóa đơn điện tử nào và những phần mềm đó có đặc điểm, ưu điểm gì để các đơn vị, doanh nghiệp cần phải sử dụng chúng? Hãy cùng Auto-Invoice tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Phần mềm in hóa đơn điện tử là gì?

Phần mềm in hóa đơn điện tử là phần mềm được cài đặt và sử dụng để phục vụ cho việc in, xuất quản lý hóa đơn điện tử. Các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay được phát hành theo 3 cách:

– Phần mềm in hóa đơn điện tử được phát hành bởi Tổng cục Thuế: Đây là phần mềm xử lý hóa đơn được cài đặt tại Tổng cục Thuế. Muốn sử dụng phần mềm này các đơn vị, doanh nghiệp phải truy cập qua mạng Internet mới có thể sử dụng được.

– Phần mềm in hóa đơn điện tử được phát hành bởi các đơn vị, công ty Công nghệ đã được Tổng Cục thuế cấp phép: Để sử dụng các phần mềm này, các doanh nghiệp, đơn vị chỉ cần đăng ký với các nhà phát hành, sau đó tiến hành cài đặt hệ thống để sử dụng.

– Phần mềm in hóa đơn điện tử do doanh nghiệp trực tiếp phát hành: Với phần mềm này, doanh nghiệp sẽ tự nghiên cứu và phát triển để phục vụ cho việc lập hóa đơn, đồng thời kết xuất được hóa đơn ra tệp theo định dạng chuẩn quy định của Tổng cục Thuế.

Những ưu điểm nổi bật của phần mềm in hóa đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

1. Tiết kiệm chi phí in – xuất hóa đơn

Các chuyên gia tài chính cho rằng, khi sử dụng phần mềm in hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư quá nhiều nhân lực và thời gian để phục vụ cho công việc in ấn, phát hành hóa đơn đỏ và cũng không phải đầu tư nhiều tiền cho hoạt động này. Do đó, các doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được khoảng 90% chi phí phải bỏ ra so với trước đây (tức là số tiền phải bỏ ra chỉ bằng 1/10 so với ban đầu). 

>>> Tham khảo thêm tại đây: 7 lý do khiến hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

2. Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn

Với việc gửi hóa đơn trực tiếp thông qua hệ thống điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Ngoài ra, với hóa đơn điện tử xác thực, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử, do vậy các doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí nhân lực phục vụ công tác văn thư lưu trữ.

Giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Các phần mềm in hóa đơn điện tử đã thiết lập sẵn quy trình đăng ký và sử dụng hoá đơn theo quy định của Tổng cục thuế như: Lập thông báo phát hành, quyết định sử dụng và mẫu hoá đơn, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, giúp doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký và sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chính xác.

Kiểm soát từ xa đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn

Những doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, văn phòng đại diện hay chi nhánh có thể lập hóa đơn và bộ phận kế toán tại trụ sở chính chủ động kiểm soát việc lập và in hóa đơn, tiết kiệm chi phí, phục vụ kinh doanh kịp thời. Hơn nữa, hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế, do vậy, hóa đơn điện tử sẽ không thể làm giả. Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp bảo vệ mình một cách tốt nhất mà còn giúp người tiêu dùng, khách hàng yên tâm, tin tưởng vào các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Kê khai và nộp thuế qua mạng, hạch toán kế toán tức thì

Phần mềm in hóa đơn điện tử đã tích hợp chữ ký số để có thể kết xuất tờ khai thuế giá trị gia tăng, các bảng kê hóa đơn đầu vào, đầu ra, các báo cáo tài chính,… giúp doanh nghiệp kê khai thuế qua mạng nhanh chóng và tiện lợi. Với những phần mềm in hóa đơn thông thường, người dùng sẽ phải mất thời gian để nhập lại chứng từ vào phần mềm kế toán nhưng với các phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn tự in, các hóa đơn được tự động chuyển qua phân hệ kế toán bán hàng để hạch toán doanh thu, công nợ một cách tức thì.

Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Khi sử dụng phần mềm in hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể xuất – gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các cách thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email, Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu, Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB, In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.

Auto-Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Công ty Cổ Phần Công Nghệ Tadu là một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo thông tư số 78/2021/TT-BTC với hơn 07 năm kinh nghiệm phát triển và triển khai sản phẩm cho khách hàng, Auto-Invoice đã cung cấp Giải pháp Hóa đơn điện tử toàn diện nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.

Bên cạnh đó, phần mềm giúp doanh nghiệp thực hiện in hóa đơn ngay tại máy tính của doanh nghiệp mà không cần phải đặt in hóa đơn từ các nhà in hoặc đợi mua hóa đơn từ cơ quan Thuế. Phần mềm hoá đơn tự in Auto-Invoice giúp cho doanh nghiệp quản lý các hóa đơn và in ấn các hóa đơn giá trị gia tăng một cách nhanh chóng, chính xác, giảm chí phí.

Ngoài ra phần mềm còn cho phép doanh nghiệp xuất và in báo cáo, thống kê được thiết lập tự động theo yêu cầu của cơ quan Thuế. Đây cũng là tính năng nổi bật của phần mềm Auto-Invoice do công ty phát triển. Với những ưu điểm vượt trội này phần mềm in hóa đơn điện tử Auto-Invoice được đông đảo doanh nghiệp sử dụng.

Tổng kết

Như vậy, bài viết trên đây đã tổng hợp những ưu điểm của phần mềm in hóa đơn điện tử, giúp quý khách phần nào hiểu rõ hơn về lợi ích của phần mềm in hóa đơn điện tử. Nếu còn thắc mắc nào liên quan đến Hóa đơn điện tử, quý khách vui lòng liên hệ đến phòng tư vấn dịch vụ của Auto-Invoice qua:

Tư vấn dịch vụ: 028.7300.1069

Hỗ trợ kỹ thuật: 028.7300.1069

Email: lienhe@autoinvoice.vn

Đội ngũ Auto-Invoice trân trọng!