Một trong những thiệt thòi lớn nhất của doanh nghiệp khi không chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là sự tụt hậu, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc giao dịch hóa đơn, bảo quản hóa đơn cũng như việc nộp thuế. Còn nhiều sự thiệt thòi khác nếu doanh nghiệp vẫn khư khư không chiu áp dụng hình thức hóa đơn điện tử. Vậy hãy cùng Auto-Invoice, tìm hiểu những nhược điểm của hóa đơn giấy đối với doanh nghiệp qua bài viết dưới đây nhé.

Tốn kém chi phí

Tiết kiệm chi phí là một trong những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp. Theo ước tính sơ bộ của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy trung bình phải bỏ chi phí trên 1.000 đồng/hóa đơn và với số lượng 4 tỷ hóa đơn/năm thì chi phí mỗi năm bỏ ra lên đến hơn 4.000 tỷ đồng. Trong khi đó, nếu sử dụng hóa đơn online, số tiền mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tới trên 3.000 tỷ đồng/năm.

Với phép so sánh như vậy có thể thấy rằng nếu không chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ còn lãng phí rất nhiều tiền bạc. Trong khi những số tiền tiết kiệm được nếu sử dụng hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp thực hiện được nhiều việc mang lại kết quả cao hơn, đưa doanh nghiệp phát triển hơn.

>>> Tham khảo thêm tại đây: 7 lý do khiến hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Khó khăn trong khâu quản lý hóa đơn và nộp thuế

Khi sử dụng hóa đơn theo hình thức thủ công, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều khó khăn như quản lý, cất trữ hóa đơn, có khi còn gặp phải những sự cố bị thất lạc hóa đơn, hóa đơn bị ẩm mốc, ướt, cháy hỏng hay mất thời gian khi truy tìm hóa đơn,… Việc khai nộp thuế cho cơ quan thuế cũng khó khăn vô cùng khi các doanh nghiệp chỉ cần ngồi ở nhà để nộp thuế điện tử thì doanh nghiệp mình phải cử nhân viên đến đến cơ quan thuế để khai nộp.

Nếu trước đây, việc sử dụng hóa đơn giấy mang tính thủ công thì sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp đưa hóa đơn vào hệ thống chung của ngành. Bên cạnh đó, khác với hóa đơn giấy, toàn bộ việc tạo, lập, truy xuất, lưu trữ vận chuyển hóa đơn điện tử đều được chuyển qua kênh điện tử giúp tiết kiệm và bảo quản sử dụng hóa đơn tốt hơn cho người nộp thuế.

Tụt hậu do không bắt kịp thời đại

Hóa đơn điện tử được xem là sẽ tạo ra cú hích lớn trong cải cách hành chính thuế, giúp doanh nghiệp cải thiện môi trường kinh doanh và lành mạnh hóa nền tài chính nước nhà.

Thực tế cho thấy từ khi hóa đơn điện tử nảy sinh và len lỏi vào nhiều doanh nghiệp, đến nay loại hóa đơn này có một sự ảnh hưởng tích cực khá lớn đến các doanh nghiệp. Ảnh hưởng này đem đến cho các doanh nghiệp nhiều lợi ích về hiệu suất làm việc, khách hàng và cả về phí cơ quan nhà nước.

Nhất là trong cuộc cách mạng 4.0 này, hóa đơn điện tử không những có ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp mà nó còn là nền tảng cho các doanh nghiệp hội nhập vào thị trường công nghệ.

>>> Tham khảo thêm tại đây: Các mẫu hóa đơn điện tử

Thế nhưng nếu không chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử hay chậm chuyển đổi thì doanh nghiệp bạn chỉ nhận được những bị thiệt thòi và tụt hậu mà thôi. Khi các doanh nghiệp khác thanh toán bằng hóa đơn điện tử nâng cao sức cạnh tranh trong kinh doanh thì doanh nghiệp của bạn vẫn cứ loay hoay với những tờ hóa đơn.

Điều này khiến cho việc trao đổi hàng hóa, buôn bán và thanh toán diễn ra chậm hơn và các đối tác khách hàng cũng sẽ không thoải mái khi doanh nghiệp bạn vẫn còn lạc hậu. Chính vì vậy, doanh nghiệp của bạn thậm chí còn bị mấy khách hàng khi không sử dụng hóa đơn điện tử.

Đưa ra hướng đi cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử đem lại những lợi ích như không tốn thời gian, không mất quá nhiều chi phí, hóa đơn giả, không mất khách hàng và không tụt hậu lỗi thời, hiện đang được các cơ quan chức năng như Cơ quan Thuế và Bộ tài chính khuyến khích rồi bắt buộc sử dụng phổ biến. Việc áp dụng hóa đơn điện tử chỉ là vấn đề thời gian, vậy tại sao doanh nghiệp bạn không sớm thay đổi cách nghĩ và áp dụng nó sớm để dễ dàng nắm bắt, theo kịp quy định của nhà nước, xu hướng công nghệ.

Thực tế, điều mà các doanh nghiệp đang lo ngại là cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật của cả người dùng và các cơ quan nhưng điều này không đáng lo ngại.

Bởi hóa đơn điện tử là phần mềm được cài đặt trực tiếp lên hệ thống máy tính sẵn có của doanh nghiệp nhằm đồng bộ hóa dữ liệu và thực hiện chức năng tạo lập, điều chỉnh, hủy bỏ, gửi hóa đơn. Muốn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bạn có thể xây dựng hoặc qua dịch vụ trung gian là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bạn chỉ cần có nhân viên kế toán biết sử dụng các thao tác kế toán thuế và cung cấp cho người nhân viên đó một chiếc máy tính để thực hiện giao dịch hóa đơn và các quy trình liên quan đến thuế.

Tổng kết

Như vậy, bài viết trên đây đã tổng hợp những nhược điểm của hóa đơn giấy đối với các doanh nghiệp giúp quý khách phần nào hiểu rõ hơn về các ưu điểm nổi trội của Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Nếu còn thắc mắc nào liên quan đến Hóa đơn điện tử, quý khách vui lòng liên hệ đến phòng tư vấn dịch vụ của Auto-Invoice qua:

Tư vấn dịch vụ: 028.7300.1069

Hỗ trợ kỹ thuật: 028.7300.1069

Email: lienhe@autoinvoice.vn

Liên hệ ngay Auto-Invoice để được tư vấn và hỗ trợ tất cả các dịch vụ liên quan tới Hóa đơn điện tử.

Đội ngũ Auto-Invoice trân trọng!