Hóa đơn điện tử là giải pháp cho doanh nghiệp thời công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Tuy nhiên, việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn còn gặp nhiều trở ngại. Để hóa đơn điện tử đi vào cuộc sống, cần áp dụng các giải pháp đồng bộ theo lộ trình hợp lý.

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP vừa được Chính phủ ban hành và có hiệu lực từ 1/11/2018, tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đến nay, hóa đơn điện tử đã cho thấy nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy như: Góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, tiết giảm thời gian, chi phí cho Doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính thuế. Đặc biệt, hóa đơn điện tử giúp khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn.

Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Tuy nhiên, việc triển khai hóa đơn điện tử hiện nay vẫn còn gặp những thách thức.

1. Hóa đơn điện tử là lựa chọn hoàn hảo cho Doanh nghiệp

1.1. Hoá đơn điện tử tiết kiệm 80% thời gian và chi phí so với hóa đơn giấy

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian (giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn)… Khi sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.

Doanh nghiệp cũng không lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy…

Đây là nội dung khác biệt so với việc sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, thay cho việc doanh nghiệp phải gửi mẫu hóa đơn và hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.

1.2. Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính Thuế

Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.

1.3. Không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Cùng với đó, doanh nghiệp không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.

1.4. Đơn giản hóa các quy trình liên quan đến hóa đơn

Áp dụng hoá đơn điện tử, có nghĩa là doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp.

Thêm vào đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; doanh nghiệp cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ…

1.5. An toàn – Bảo mật – Chống làm giả hóa đơn

Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn không thể làm giả, cũng khó có thể xảy ra các sai sót thường gặp khi viết hóa đơn giấy như viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá…

2. Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích lớn cho người nộp Thuế và Cơ quan Thuế

Với việc hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản lý của cơ quan thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp, người nộp thuế giảm chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế, mà còn giúp cơ quan thuế và cơ quan khác thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước của mình. Đối với cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn điện tử giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn. Khi toàn bộ doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử, thì ngành Thuế sẽ có hệ thống cơ sở dữ liệu về hóa đơn, từ đó có thể phục vụ hiệu quả cho công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh.

Bên cạnh đó, giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Ngoài ra, cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ quan Thuế và cơ quan khác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc.

Thông thường, thời gian để cơ quan Thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của doanh nghiệp, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn.

Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

3. Tăng cường áp dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

Để tăng cường áp dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp:

Thứ nhất, để việc áp dụng hóa đơn điện tử không gây quá nhiều khó khăn đến Doanh nghiệp, cần có lộ trình thay đổi dài hơi. Nhiều Doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện về cơ sở vật chất, nhân lực và cũng chưa được hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện loại hóa đơn điện tử, chưa nắm rõ thông tin về cách xử lý những tình huống phát sinh đối với hóa đơn điện tử mà đã phải áp dụng ngay thì Doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều trở ngại. Chính vì thế, khi tiến hành áp dụng sử dụng loại hóa đơn này, Nhà nước đã có một lộ trình rõ ràng đến 1/11/2020, gần 24 tháng để các Doanh nghiệp có thể chuẩn bị một cách đầy đủ và chủ động hơn.

Mặc dù có nhiều lợi ích khi sử dụng hình thức hóa đơn điện tử nhưng những bất cập được các Doanh nghiệp đưa ra cũng là điều mà cơ quan chức năng cần xem xét để có hướng giải quyết phù hợp, giúp việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành một giải pháp tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp trong thời kỳ hiện đại hóa. Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cần đẩy mạnh tuyên truyền về hành lang pháp lý và lợi ích của việc phát hành hóa đơn điện tử, để các Doanh nghiệp hiểu rõ được những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử và triển khai thực hiện sớm loại hình dịch vụ này.

Thứ hai, Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử Auto Invoice: Uy tín – Dễ sử dụng và an toàn. Phần mềm Hóa đơn điện tử Auto-Invoice được phát triển bởi Công Ty Cổ Phần Công nghệ Tadu. Được thành lập từ 2015 với kinh nghiệm 06 năm phát triển sản phẩm và triển khai sản phẩm cho các khách hàng, Auto Invoice đã cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử và Hóa đơn xác thực cho gần 20.000 Doanh nghiệp lớn thuộc mọi ngành nghề Sản xuất, Thương mại, Dịch vụ, Nhà hàng, Bệnh viện, Trường học, Logistic……

Thứ ba, đối với các Doanh nghiệp, để có thể sử dụng tốt công nghệ về hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp cần chuẩn bị cho kế toán những hiểu biết về hóa đơn điện tử, có phần mềm hóa đơn điện tử, có đường truyền công nghệ thông tin, thiết kế, lựa chọn hóa đơn điện tử phù hợp, đăng ký nhà tư vấn…

Chủ Doanh nghiệp cũng cần trang bị kiến thức về công nghệ thông tin và thường xuyên kiểm tra tình hình phát hành hóa đơn để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra.

Lời kết

Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Tuy nhiên, để hóa đơn điện tử trở nên phổ cập thì cần rất nhiều nỗ lực của cơ quan quản lý, của DN cung cấp dịch vụ để thay đổi nhận thức, tư duy của người dân và cộng đồng Doanh nghiệp Việt Nam.

Để được tư vấn và được miễn phí khởi tạo hóa đơn điện tử Auto Invoice, quý độc giả vui lòng liên hệ đến phòng tư vấn dịch vụ của Auto Invoice qua:

Tư vấn dịch vụ: 028.7300.1069

Hỗ trợ kỹ thuật: 028.7300.1069

Email: lienhe@autoinvoice.vn

Đội ngũ Auto Invoice trân trọng!

>> Làm cách nào để lấy lại mật khẩu từ “hoadondientu.gdt.gov.vn”

>> Lợi ích của phần mềm hóa đơn điện tử Auto Invoice